Welche Unterstützung kann Ihnen ein professioneller Veranstalter bieten?

Mitarbeiter fulltime für die Planung eines Kongresses einzusetzen. Die Praxis ist oft so, dass Mitarbeiter nebenbei Tagungen organisieren müssen. Einer regelt Veranstaltungsräume Düsseldorf, der andere kontaktiert einen Redner im Ausland und wieder ein anderer beschäftigt sich mit der Registrierung der Teilnehmer. Kann man so noch die Übersicht behalten? Was ist, wenn die unattraktiven Aufgaben liegen bleiben? Sollte man spätestens dann nicht überlegen, ein Veranstaltungsbüro einzuschalten? Das sind die Vorteile:

Ein Veranstaltungsbüro reduziert Stress

Warum organisieren Sie eigentlich einen Kongress?

Interessieren Sie sich für die aktuellsten Ansichten von Experten aus Ihrem Fachgebiet? Suchen Sie gern das Gespräch mit Kongressteilnehmern aus Ihrer Branche? Wollen Sie auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung aufmerksam machen? Oder finden Sie es gut, wenn Sie sich mit USB-Sticks, versagenden Beamern und Powerpoint - Präsentationen, die in letzter Minute angepasst werden, herumschlagen müssen?

Ein professionelles Veranstaltungsbüro sorgt dafür, dass Sie sich auf die inhaltlichen Aspekte (das gibt Kraft) konzentrieren können, während das Tagungsbüro die organisatorischen Angelegenheiten (das kostet oft viel Kraft) übernimmt.

Kritische Fragen helfen Ihnen beim Kostenvoranschlag

Ist ein Veranstaltungsbüro ein Kostenposten oder eine Investition?

Das hängt unter anderem von Ihrer eigenen Erfahrung ab (als unerfahrener Kongressorganisator haben Sie mehr Nutzen bei professioneller Hilfe), aber es hängt auch von dem kritischen Vermögen des Veranstalters ab.

Ein erfahrener Veranstalter wird nicht zögern, Ihnen kritische Fragen über Ihre Zielsetzungen, den Kostenvoranschlag und die Lokalitäten zu stellen:

• Warum entscheiden Sie sich für einen bestimmten Veranstaltungsraum? Vielleicht denken Sie aus alter Gewohnheit sofort an die Veranstaltungsräume Düsseldorf, während die Parkmöglichkeiten bei einer anderen Eventlocation Deutschland besser sind und Sie hier außerdem noch Kosten sparen können.
• Ist es realistisch, für einen bestimmten Betrag einen Kongress zu organisieren? Wie viele Kongressteilnehmer benötigen Sie, so dass Sie es sich leisten können, bekannte Sprecher in Ihrer Fachrichtung einzuladen? An welchen Tagen stehen die Chancen für einen gelungenen Kongress am besten und wie lange im Voraus sollten Sie mit der Organisation beginnen?

Ihr Kongress gewinnt an Qualität

Der Teufel steckt im Detail, so lautet ein bekanntes Sprichwort. Das trifft auf das Organisieren eines Kongresses absolut zu.

Ein Sprecher kann noch so gut sein, aber wenn er in den falschen Saal geschickt wird oder seine Powerpoint-Präsentation aus technischen Gründen nicht so halten kann wie geplant, hinterlässt das einen negativen Eindruck bei Ihren Kongressteilnehmern.

Ein professionelles Kongressbüro weiß genau, was beim Organisieren alles schiefgehen kann und ist deshalb bestens in der Lage Ihren Kongress bis ins Detail zu einem Erfolg zu führen. Überlegen Sie sich dazu folgendes:

• eine realistische Planung und Risikoanalyse, ein realistischer Kostenvoranschlag und Ablaufplan (mit ausreichender Flexibilität, für den Fall, dass etwas schiefgeht)
• professionelle Kommunikation mit den Besuchern
• Gästebetreuung während des Kongresses (Ihre Besucher wissen immer, wo sie hin müssen)
• Lenkung von Catering und Technik
• (Keine festgefahrenen Präsentationen mehr, zeitig servierte Snacks)
• die Evaluation des Kongresses (Wie verlief der Kongress im Vergleich zu anderen Tagungen?)

Ein kreativer Blickwinkel, der zu ihrer Zielgruppe passt

Deutschland ist ein herausragendes Tagungsland und es werden hier auch sehr viele Veranstaltungen organisiert. Das bedeutet auch, dass es viel Konkurrenz gibt: einfach nur einen Saal mieten und Redner einladen, ist oft nicht ausreichend genug.

Ein guter Veranstalter wird Ihnen bei der Suche eines außergewöhnlichen Tagungsortes und bei einer zur Zielgruppe passenden und kreativen Planung helfen.

Veranstalter wissen, was funktioniert und was nicht. Sie achten auf die richtige Balance zwischen tollen Extras und inhaltlicher Vertiefung. Beliebte Formen sind unter anderem: Talkshows, Spielshows, Diskussionsforen, Superbrainstorming, Speeddates oder eine App, mit der sich die Teilnehmer verabreden können.

Zeit für Ihre Gäste

Ein Kongress erfordert viel Vorbereitungszeit. Aber letztlich geht es immer wieder um den Kongresstag oder die Kongresstage selbst. Während des Kongresses wollen Sie die Früchte Ihrer Arbeit pflücken. Ein Veranstalter sorgt für alle praktischen Angelegenheiten und Sie haben alle Hände frei, interessante Sprecher zu treffen, Ihr Netzwerk auszubauen oder von den Redebeiträgen zu profitieren.