Teilnehmerdaten effizient für Ihre Eventkommunikation nutzen

Bei der Eventkommunikation geht es in erster Linie um die Erstellung eines Kommunikationsplans,  die Ziele, den Zeitrahmen, die Kanäle sowie die Tools zur Messung des Erfolgs. Dabei steht der direkte und  informationsorientierte Austausch mit den Teilnehmern zur Stärkung der Kundenbindung im Vordergrund. Teilnehmerdaten spielen für den Kommunikationsplan und vor allem für die Art der Kommunikation eine große Rolle für Ihr Event. Aus diesen Daten erfahren Sie mehr über das Nutzungsverhalten Ihrer Teilnehmer in Social-Media-Kanälen sowie mehr Hintergrundinformationen zu beispielsweise ihrem beruflichen Stand.

Teilnehmerdaten, wie z. B. postalische Adresse, E-Mail Adresse, XING Profil sowie Daten zu Profilen in anderen sozialen Medien, erhalten Sie beispielsweise bei der Anmeldung Ihrer Kunden zu Ihrem Event. Die Teilnehmerdaten eignen sich sehr gut, um die Eventkommunikation zu optimieren und auf die Bedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. Wie Ihnen das bei E-Mail- und Social-Media-Marketing sowie viralem Marketing gelingt, zeigen Ihnen unsere Tipps.

E-Mail-Marketing

Beim E-Mail-Marketing können je nach Zeitpunkt und Empfängerstatus gezielt Informationen übermittelt werden. Durch eine Analysesoftware wie „Teradata“  lassen sich Daten aus bereits gesendeten E-Mails gewinnen. 

E-Mails können so als logische Datenkette versendet werden.

Hierzu ein kleines Beispiel:

• „Save the Date“-Mail
• Offizielle Einladungsmail
• Erneute E-Mail an Empfänger (E-Mail noch nicht geöffnet)
• Erneute Einladungsmail  (E-Mail geöffnet, nicht registriert)
• Newsletter an Empfänger, die zugesagt haben

Aus dem E-Mail-Marketing ergeben sich einige Vorteile. Es ist bei weitem kostengünstiger und schneller als traditionelle Einladungen per Post. Es können so beispielsweise Infopakete, die PDFs mit Event-Informationen enthalten, kurz vor dem Event versendet und von den Teilnehmern auf ihren mobilen Geräten heruntergeladen werden. So können Ihre Gäste während des Events beispielsweise den zeitlichen Ablauf verfolgen und interaktive Lagepläne verwenden.

Social-Media-Marketing

Ohne die Verwendung von Social-Media-Marketing erreichen Sie nur einen Bruchteil der potentiellen Eventteilnehmer. Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist ein Social-Media-Auftritt unentbehrlich. Durch Ihre Abonnenten stehen Ihnen bereits eine Menge potentieller Teilnehmer zur Verfügung. Nun geht es vor allem darum, Abonnenten zu Teilnehmern und Teilnehmer zu interaktiven Teilnehmern auf den Social-Media-Kanälen zu machen.

Durch die Interaktivität Ihrer Teilnehmer können Sie wiederum neue Teilnehmer in den sozialen Netzwerken gewinnen. Die Social-Media-Aktivität können auch Sie als Veranstalter durch geeigneten Content fördern. Stellen Sie beispielsweise Meinungsfragen zu einzelnen Eventthemen oder veröffentlichen Sie interessante Hintergrundinformationen zum Event.

Tipps zur Verwendung von Social-Media-Marketing:

• Vor der Verwendung eines jeden Social-Media-Kanals sollten Sie die Relevanz der zur Verfügung stehenden Kanäle abwägen. Durch eine Informationsabfrage zur Social-Media-Nutzung Ihrer Teilnehmer bei der Event-Registrierung können Sie die Aktivität Ihrer Zielgruppe in jedem Social-Media-Kanal analysieren und somit entscheiden, welche Kanäle für Ihr Event geeignet sind.
• Am Tag des Events sollten Sie auf den von Ihnen gewählten Kanälen Updates zur Veranstaltung veröffentlichen sowie Umfragen zu gerade beendeten Vorträgen erstellen, um direkt die Meinung der Teilnehmer abzufragen. Diese Umfragen können bei Facebook sehr einfach über eine Zusatz-Funktion erstellt werden. Hier können Fragen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten erstellt und ein zusätzliches Freitextfeld integriert werden, damit die Teilnehmer auch eigene Gedanken einbringen können.
• Zudem können Sie für Ihre Events Hashtags festsetzen, um die Aktivitäten Ihrer Teilnehmer in den sozialen Netzwerken tracken und sich dadurch auch Feedback einholen zu können.
• Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Teilnehmer durch Instagram oder Snapchat noch mehr in das Event mit ein zu beziehen und ihnen interessante Einblicke hinter die Kulissen zu bieten. Außerdem können Ihnen die Teilnehmer eigene Bilder zusenden, die Sie wiederum auf Ihrem Instagram- und Snapchat-Account als Besucherbilder veröffentlichen können.
• Nach dem Event steht die Erfolgsmessung, also die Kontrolle aller Social-Media-Kanäle, an. Durch Ihre Hashtags können Sie alle Beiträge über Ihr Event leicht verfolgen und viele Informationen zu der Teilnehmerzufriedenheit sammeln. Je nach Reaktion können Sie bei zukünftigen Events bestimmte Veranstaltungspunkte verändern oder beibehalten, Abläufe anpassen und Ihre Teilnehmer so beim nächsten Event noch zufriedener machen.
• Vor allem aber sollte der Kontakt zu den Teilnehmern aufrecht gehalten werden, um so die Kundenbindung zu stärken und die Teilnahme an zukünftigen Events zu sichern. E-Mail-Newsletter sowie Beiträge auf Social-Media-Kanälen eignen sich hierfür besonders gut.

Virales Marketing

Beim viralen Marketing geht es um die Absicht der Kommunikations- und Vertriebspolitik im Marketing, die die Kunden bzw. Teilnehmer dazu anregen soll, selbst Postings und somit Werbekommunikation über Produkte, Dienstleistungen oder Events zu erstellen. Das Ziel des viralen Marketings ist es, eine exponentielle Verbreitung von Werbeinformationen zwischen den Kunden zu erreichen.

Vorteile des viralen Marketings:

• Hier kommt das Prinzip der Mund-zu-Mund- Propaganda ins Spiel: Die Mundpropaganda ist eine der ältesten und zudem die ehrlichste Form des Marketings, denn sie funktioniert ohne jeglichen unternehmerischen Einfluss.
• Heutzutage werden die potentiellen Teilnehmer mit verschiedenen Eventinformationen über die unterschiedlichsten Werbekanäle überflutet. In diesem Wirrwarr aus Informationen wird einer persönlichen Empfehlung eines Freundes oder Bekannten mehr Vertrauen geschenkt, als jeglicher Werbebotschaft.
• Ausschlaggebend dafür ist, dass der Inhalt der Botschaft für den Sender und den Empfänger gleichermaßen emotional ansprechend und von Nutzen ist. Virales Marketing sollte gerade deshalb nicht unterschätzt werden.

Sollten Teilnehmer durch virales Marketing neue Teilnehmer für kommende Events werben, kann man Ihnen auch Boni oder Rabatte anbieten. Dadurch werden Teilnehmer motiviert, neue potentielle Teilnehmer zu werben und Sie können die Werbekosten für Ihr Event senken.