Wie mache ich am besten eine Kongress-Einladung per E-Mail?

Wie mache ich am besten eine Kongress-Einladung per E-Mail?

Ihr sorgfältig vorbereiteter Kongress verdient eine ausreichende Teilnehmerzahl. Wie schreiben Sie die perfekte Einladung?

Bauen Sie Spannung auf
Das gelingt mit einer einzigen E-Mail nicht. Geben Sie schrittweise bekannt, warum, wo, wann und was genau passieren wird. Bringen Sie Ihre Konferenz ins Gespräch.

Eine einmaliges Wertversprechen
Sie sollten in einem Satz darlegen, weshalb man Ihren Kongress besuchen sollte.

Bieten Sie etwas Besonderes an
Die ersten Plätze an Kongressteilnehmer des vorigen Jahres vergeben? Einen Rabatt für Frühbucher? Sorgen Sie für rege Nachfrage.

Peer Pressure funktioniert
Zeigen Sie auf, wer noch kommt. Am liebsten mit Fotos.

Einen A/B - Test durchführen
In den sozialen Medien und in Mailkampagnen erkennen Sie schnell, was funktioniert.

Ein deutlicher Aufruf zum Handeln
Eine Kongresseinladung hat keinen Sinn, wenn kein Handlungsaufruf eingeschlossen wird. Achten Sie darauf, dass ein sichtbarer Knopf vorhanden ist, den jeder anklicken möchte.

Wie mache ich am besten eine Kongress-Einladung per E-Mail?
Es gibt viele Möglichkeiten eventuelle Teilnehmer über den Kongress in Kenntnis zu setzen. Soziale Medien, Mundpropaganda und die altmodische Post spielen auch eine Rolle. Ein Vertriebsweg par excellence für Kongresseinladungen ist allerdings die E-Mail-Kampagne. Lesen Sie in diesem Artikel, woran Sie in jedem Falle denken müssen:

Bauen Sie Spannung auf
Für ein kleineres Treffen reicht eine Ankündigung. Eine Kongresseinladung vollzieht sich jedoch in mehreren Schritten. Haben Sie bereits einen guten Ruf in Sachen Veranstaltungsorganisation aufgebaut? Dann können Sie das Datum und den Ort (zum Beispiel ein Kongresszentrum in Hamburg) des bevorstehenden Kongresses möglichst zeitig per Mail bekannt machen. Vielleicht sogar direkt nach dem vorhergehenden Kongress (von dem die Teilnehmer immer noch begeistert sind).

In weiteren Mails können Sie nach und nach die Namen der wichtigsten Redner und deren Themen aufdecken. Koordinieren Sie dies gut mit den Rednern, die ab jetzt Inhalte preisgeben können.

Ein einmaliges Wertversprechen
Welche Problematik soll während Ihres Kongresses in Angriff genommen werden? In der Kongress-Einladung muss eine gewisse Dringlichkeit zu spüren sein.

Wird zum Beispiel eine neue Gesetzgebung eingeführt, die bestimmte Folgen für Ihre Branche haben könnte? Oder gibt es aktuelle brauchbare Technologien, über die Ihre Zielgruppe bis dato noch nicht informiert ist?

Der durchschnittliche Deutsche erhält so viele Mails, dass Sie sich sicher besondere Mühe geben müssen, damit Ihre Mail dem Leser sofort ins Auge springt. Achten Sie deshalb auf eine ansprechende Gestaltung und einen kurzen packenden Text. Eigentlich müsste nach einem Satz klar sein, warum Menschen Ihren Kongress nicht links liegen lassen dürfen. Bleiben Sie im Ton leicht und locker. Niemand wartet auf eine aufdringliche Verkaufspredigt.

Bieten Sie etwas Besonderes an
Die Deutschen sind in Rabatte vernarrt. Frühbuchertarife oder Treuerabatte gehen darum weg wie warme Semmeln. Betonen Sie die Exklusivität des Preisnachlasses, indem sie ihn zum Beispiel ausschließlich in der E-Mail-Kampagne ankündigen und nicht auf der Website oder in den sozialen Medien. Geben Sie deutlich an, bis wann Karten mit Ermäßigung (oder mit anderen Vorteilen) bestellt werden können.

Peer Pressure funktioniert
Sind noch ein paar Plätze im Kongresszentrum in Bremen frei? Es kann nichts schaden, den Unentschlossenen eine Last-Minute-Mail zu senden.
Auf den ersten Blick sind zusätzliche Preisnachlässe attraktiv (denn so schafft man es, alle Karten zu verkaufen), aber das Risiko, das Ansehen der Folgekongresse zu schädigen, ist recht groß. (Warum soll man sich für eine Frühbuchung entscheiden, wenn es später auch noch Rabatte gibt?)

Besser funktioniert in einer Einladung die Magnetwirkung einer ganzen Gruppe (oder der soziale Druck). Welche Gäste kommen noch? Gibt es unter ihnen ansprechende oder bekannte Redner? Es wäre nahezu perfekt (aber kostet etwas mehr Zeit), wenn Sie ermitteln könnten, welche LinkedIn-Kontaktpersonen des Unentschlossenen zu dem Kongress gehen.

Einen A/B-Test durchführen
Mit Dienstleistern wie MailChimp testen Sie ganz einfach die Effektivität verschiedener Versionen von E-Mail-Einladungen.
Bringen Sie zum Beispiel Abwechslung in
- die Betreffzeile;
- die Textlänge;
- die Bildauswahl;
- den Ort und den Text des Handlungsaufrufs
- die vorgesehenen Sprecher
- den Zeitpunkt der Versendung

Das Schöne ist, dass alles überprüfbar ist. Sie sehen direkt, wie viele Menschen sich zur Version A, B oder C (bis Z) durchklicken und welche Herangehensweise effektiver ist.

Ein deutlicher Aufruf zum Handeln
Noch zu oft werden prächtig gestaltete und unterhaltsam geschriebene E-Mails ohne deutliche Aufforderung zum Handeln verschickt.

In der gesamten Mail wird die Veranstaltung in einem Kongresszentrum in Rotterdam dargelegt. Aber wo kann man eigentlich die Tickets bestellen?

Machen Sie die Anmeldung sichtbar mit einen großen deutlichen Knopf.

Sie können einfach “Ticket buchen” vermelden, aber manchmal haben kreative Aufforderungen zum Handeln eine stärkere Wirkung:
- Ich möchte 37% Frühbucherrabatt.
- Sehen Sie hier, wer noch kommt (und sichern Sie sich 37% Rabatt).
- Wir sehen Sie gern wieder! (Sichern Sie hier Ihr Schnäppchen).
- Bitte den Termin schon mal in meinen Google-Kalender notieren (und ich entscheide mich später).

Wenn Sie dies testen, sehen Sie, was am besten funktioniert.