Eine qualitative Marktforschung der 79 Blue Elephants GmbH bestätigt, dass die Inspiration und das Networking die zwei stärksten Motive für Fachbesucher sind, einen Kongress zu besuchen.
Die bestmöglichen Vortragenden für einen Kongress zu finden, ist somit eine der bedeutendsten Aufgaben in der Kongress-Planung. Die herkömmliche Abwicklung dieses Prozesses beansprucht wertvolle Zeit, die für wichtigere Aufgaben wie Sponsoren-Akquise, Medien-Arbeit und Vermarktung der Konferenz eingesetzt werden kann. Immer mehr Veranstalter verwenden ein Submission-Management-System zur Abwicklung des Call-For-Speakers. Warum?
Reduzierung des administrativen Aufwands
Der Zeitaufwand für die Verwaltung von Einreichungen ist enorm groß. Der Einsatz eines Submission-Management-Systems minimiert den Aufwand für die Einreicher und den Veranstalter um bis zu 70%.
Multimediale Bewerbungen
Machen Sie sich als Veranstalter ein Bild von den Bewerbern und fordern Sie ein Video an. Dadurch bekommen Sie nicht nur Einblick in die Inhalte des Vortrages, sondern auch eine Vorstellung, wie der Speaker spricht und die Inhalte präsentiert. Professionelle Systeme ermöglichen den Upload aller gängigen Dateiformate unabhängig von der Dateigröße.
Vereinfachung für die Einreicher
Umständliche Bewerbungsprozesse erschweren potentiellen Referenten die Einreichung und können diese im schlimmsten Fall sogar davon abhalten. Ein professionelles Tool ermöglicht den Einreichern Ihre Bewerbungen inkl. Datei-Uploads einfach und schnell abzusenden.
Erhöhung der Reichweite
Erhöhen Sie die Reichweite bei der Suche nach den besten Speakern und nutzen Sie den Zugang zu fast 11 Millionen Experten und potentiellen Vortragenden auf XING, dem Netzwerk für berufliche Kontakte. Erstellen Sie eine Event Plus Seite und targetierte Anzeigen für Ihren Call-For-Speakers.
Schneller Daten-Export
Die dezentrale Organisation der Bewerbungen (eMail, FTPServer, Post, PDF-Formulare) führt zu großem Aufwand in der Verwaltung. Bei einem Submission-Management-System sind die gesamten Daten der Einreichungen in einem zentralen Tool verwaltet und jederzeit einfach und schnell zu exportieren.
Optimierung des Gesamteindrucks
Das Submission-Management-System dient als Schnittstelle zwischen Veranstalter und Einreichern und repräsentiert somit die Konferenz bei den Einreichern. Der Einsatz eines professionellen Tools hilft Ihnen die Professionalität der Konferenz zu unterstreichen. Mit alphatalkz hat die 79 Blue Elephants GmbH ein smartes Tool zur einfachen Abwicklung von Calls-For-Speakers entwickelt, das die Abwicklung vereinfacht und dabei hilft, die besten Vortragenden zu finden und damit die Besucherzahl Ihres Events zu steigern.
Beziehen Sie Ihre Teilnehmer in die Auswahl des Programms ein
Die jüngste Studie von XING Events zur Digitalisierung in der Eventbranche zeigt, dass Teilnehmer weiterführende Informationen zum Event schätzen. Dies bezieht sich vor allem darauf, Präsentationen der Redner zur Verfügung nach dem Event gestellt zu bekommen. Mit dem passenden Submission-Management-System können Sie dies aus derselben Software heraus verwalten. Ihr Vorteil: Teilnehmer werden gleichzeitig animiert, die Eventinhalte auf Social-Media-Kanälen zu posten, was wiederum mehr Sichtbarkeit für Ihr Event bedeutet. Sie können diese Aktivitäten tracken und analysieren, um Eventinhalte zukünftig weiter zu optimieren.
Hier muss das Einbeziehen der Teilnehmer auch noch nicht aufhören: Mit einer speziellen Funktion im Submission-Management-System können Sie Ihre Teilnehmer das Programm mitbestimmen lassen – ob bei der Auswahl der Redner, der Themen oder Inhalte. Somit stellen Sie sicher, dass Ihre Agenda inspirierend und anziehend auf die Teilnehmer wirkt.
Ein Submission-Management-System hat also nicht nur Vorteile für Sie bei der Evaluation der Vortragenden, sondern bindet auch Ihre Teilnehmer ein. Sie schaffen dadurch bereits im Vorfeld der Veranstaltung eine Interaktion mit Ihren Gästen und prägen das Eventerlebnis entscheidend mit.
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